Blogpost

Naar een effectief stafbureau

Woensdag, 16 april 2014 om 01:04
Door Anita Keita
advies
blog
decentraal
onderwijs
staf
strategie
bestuursbureau
besturingsmodel
Ik dacht na over strategisch beleid van een onderwijsorganisatie. De samenhang binnen een organisatie is zo enorm belangrijk. Hoe stimuleer je decentraal ondernemerschap en eigenaarschap: van iedere medewerker, van iedere schoolleider? Wat heb je met elkaar gemeen, welke voortgang monitor je centraal? Een boeiend thema!

Problemen

Stafeenheden manoeuvreren tussen tegengestelde belangen. De centrale leiding vraagt beleidsmatige inbreng en vraagt nieuw beleid te implementeren en de uitvoering van lopend beleid te monitoren. Decentraal vraagt om concrete hulp (advies én capaciteit) bij de uitvoering en wil liever geen pottenkijkers. Men wil een zo groot mogelijke handelingsvrijheid.

Dilemma's

Dilemma's voor de staf zijn vervolgens herkenbaar:
  • een integraal stafadvies is gewenst om integraal management van schoolleiders te ondersteunen maar de eigen specialisatie en het eeuwige gebrek aan tijd staan samenwerking binnen de staf vaak in de weg
  • de staffunctionaris heeft vele petten: adviseur, vertrouwenspersoon, controleur. Wantrouwen en lage acceptatie zijn het risico, waardoor de staffunctionaris al snel in de valkuil schiet van macht, controle en zelfs manipulatie.
  • hoe combineer je intellectueel lange termijn denken met het ondersteunen van praktische dagelijkse zaken: veel staffunctionarissen vinden die combinatie lastig.
  • decentraal ziet de stafmedewerker al snel als stroman van de centrale leiding. Voor de directeur-bestuurder loopt de stafmedewerker het risico als spreekbuis van de decentrale onderdelen te worden gezien.

Loyaliteitsdilemma

De valkuil van de staf is gevangen te zitten in een structureel loyaliteitsdilemma. Het bestuur wil sturen en beheersen. Decentraal wil zelfsturing en autonomie. Zo is het stereotype beeld en lijkt het contrast onoplosbaar. Iets minder stereotype en al neigend naar een synthese: de leiding stuurt op samenhang en synergie, decentraal wil men ondernemingsvrijheid. Dit vraagt om goede afspraken over de rollen van, in dit geval, schooldirecteur, bestuurder en staf.

Leiderschap en staf

Leiderschap is in mijn visie stilstaan bij het waarom van je werk, het vervolgens maken van strategische keuzes bij dit waarom horen. De derde stap is het vertalen van strategisch beleid naar concrete doelen, die weer vertaald in meet- en merkbare resultaten op overzichtelijke termijn, bijvoorbeeld een half jaar. Schooldirecteur en bestuurder bespreken deze samen en na wederzijds akkoord geeft de schooldirecteur  aan hoe hij zich hierover op welke termijn verantwoord. 


De schooldirecteur zorgt dus voor verantwoording en/of monitoring. De staf heeft hierin pas een rol als de schooldirecteur de staf om ondersteuning vraagt. 


De staf een goede rol spelen als gelijkwaardige sparringpartner en coach, met zelfreflectie en de bereidheid te leren. Van de staf vraagt dit: actief netwerken, exploreren en bemiddelen, ondersteunen (niet overnemen), doen wat je zegt, communiceren en dialoog. Van de leiding vraagt dit met elkaar een visie te ontwikkelen op de positionering en taken van de staf. 

Samenvattend

De staf kan alleen succesvol functioneren als centraal en decentraal niveau hun onderlinge positionering hebben besproken en doorgrond. De positionering van de staf is hiervan een afgeleide en vraagt ook om keuzes. Voorwaarde voor een succesvolle staf is goede onderlinge samenwerking: integraal management vraagt om een integraal (staf-) advies.


Inspiratiebron: Cordes: "Tussen centraal en decentraal", van P.P. Kloosterboer en R.M. Sterk